רבים מן המעסיקים עוברים בשנים האחרונות לשליחת טפסים 101 באופן דיגיטלי לעובדיהם. אין מדובר כאן בטופס בפורמט מסמך סגור כמו PDF הנשלח בערוצים דיגיטליים כמו מייל למשל, אלא לטופס שניתן למלא בתוך הדיגיטל, בדפדפן הרגיל בו העובד משתמש. טופס 101 דיגיטלי הוא בעצם כעין עמוד אתר שיש בו שדות למילוי, ואחרי שיסיים העובד למלא אותו יוכל המעסיק לגשת אליו באופן מקוון ומיידי. טופס 101 דיגיטלי חוסך לכולם זמן יקר, ומאפשר לכל הצדדים לסיים את הליך החובה של הגשת הטופס מדי תחילת שנה במהירות האפשרית. אולם פעמים רבות עובדים נרתעים ממילוי טופס כזה, בעיקר מדובר בעובדים המוסקים במשרות שאינן קשורות למיחשוב וטכנולוגיה, כמו עובדי הוראה, או שכירים בעבודות אחרות מחוץ להייטק או למזכירות, אולם באופן כללי יש בציבור רתיעה ממסמכים דיגיטליים מסיבות שונות. במאמר זה נסביר איך ממלאים טופס 101 דיגיטלי במערכת המתקדמת והמהירה ביותר של IFORMS אשר משתמשים בה חברות גדולות במשק, ומדוע אין מה לחשוש מפניו.
הליך מילוי של טפסים דיגיטליים
אז איך ממלאים טופס 101 דיגיטלי. ראשית פשוט לוחצים על הקישור שנשלח אליכם מן המערכת. החשש הראשון הוא לרוב מפני לחיצה על קישורים בלתי מזוהים, ולכן אל תלחצו על שום קישור טרם בדקתם מול הבוס או המזכירות שלו ווידאתם שהם העומדים מאחוריו. כעת, אחרי שלחצתם על הקישור בביטחון, אתם מוזמנים להתחיל למלא אותו. בדיוק כשם שמזינים פרטים בהזמנה מקוונת בחנות אינטרנטית, כי הרעיון זהה. ממלאים מידע, מקישים היכן שצריך, מקלידים נתונים היכן שצריך, וכמובן לא שוכחים להוסיף טפסים וצילומים נדרשים באמצעות המערכת, בלחיצות קלות ופשוטות. המערכת של IFORMS ידידותית במיוחד גם למי שאינו מתמצא בכעין אלו. העלאת הקבצים היא מהירה ויעילה, תוכלו לראות בדיוק מה צירפתם ולהעלות פורמטים שונים של מסמכים.
מה עם אבטחת המידע שלי
באופן כללי בטופס 101 אין הרבה מידע סודי ורגיש, אולם החשש מפני דליפת מידע או חוסר אבטחה הוא אנושי בכל מקרה. כל אחד מעוניין לדעת שמסמכים שהוא ממלא מוגנים ולא כל אחד יכול לצפות בהם. כאן המקום לספר כי המערכת של IFORMS מוגנת מפני פירצות והדלפות מידע הרבה יותר ממסמכים שתמלאו באופן ידני. הקל ביותר הוא למצוא מסמך שנסרק, או שהודפס. לעומת זאת, עמוד המוגן באמצעות מערכת אבטחה מתקדמת שנבנתה על ידי מיטב המומחים להגנות ברשת היא הרבה יותר אמינה.
הבוס שלכם עדיין לא שלח לכם קישור? המליצו לו על IFORMS, הוא יודה לכם על כך.
